Steuererklärung für Selbstständige: Pflicht, Formulare & Frist
Selbstständige müssen eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Freiberufler nutzen regelmäßig die Anlage S, Gewerbetreibende die Anlage G. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer und befreit nicht automatisch von der Einkommensteuererklärung.
Selbstständige müssen eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Freiberufler verwenden regelmäßig die Anlage S, Gewerbetreibende die Anlage G. Die Kleinunternehmerregelung betrifft dagegen ausschließlich die Umsatzsteuer und befreit nicht automatisch von der Einkommensteuererklärung.
Check: Muss ich abgeben – und welche Formulare brauche ich?
Beantworten Sie wenige Fragen zur Tätigkeit, zu weiteren Einkünften, zur Kleinunternehmerregelung und zur Abgabe. Sie erhalten eine persönliche Orientierung zu Abgabepflicht, Anlagen und Frist. Jede rechtliche Aussage im Ergebnis ist mit ihrer amtlichen Quelle verknüpft. Der Check gilt für das Steuerjahr 2025 und einfache Fälle natürlicher Personen beziehungsweise Einzelunternehmen.
Müssen Selbstständige eine Steuererklärung abgeben?
Nicht jede selbstständige Tätigkeit führt allein aufgrund ihrer Bezeichnung automatisch zu derselben Abgabepflicht. Entscheidend ist die persönliche Einkommenssituation. Wer keine lohnversteuerten Arbeitseinkünfte bezieht, muss nach § 56 EStDV insbesondere dann eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn der Gesamtbetrag der Einkünfte den Grundfreibetrag übersteigt. Für 2025 beträgt dieser 12.096 €. Dabei geht es weder um Umsatz noch um alle Zahlungseingänge, sondern um eine steuerliche Rechengröße nach der Ermittlung der einzelnen Einkünfte.
Bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit neben lohnversteuertem Arbeitslohn greift eine andere Prüfung: Übersteigt die positive Summe der nicht dem Lohnsteuerabzug unterliegenden Einkünfte 410 €, kommt nach § 46 Abs. 2 Nr. 1 EStG eine Pflichtveranlagung in Betracht. Verluste dürfen für diese Schwelle nicht einfach mit positiven Beträgen verrechnet werden. Weitere Tatbestände des § 46 EStG können unabhängig davon gelten.
Eine Abgabepflicht besteht außerdem, wenn das Finanzamt Sie nach § 149 AO ausdrücklich auffordert. Auch ein zum Ende des Vorjahres festgestellter Verlustvortrag kann nach § 56 EStDV eine Erklärung erforderlich machen. Deshalb sagt der Rechner bewusst nicht „Sie müssen auf keinen Fall abgeben“, sondern höchstens: Aus den abgefragten Merkmalen ergibt sich keine eindeutige Pflicht.
Selbstständig, Freiberufler, Freelancer oder Kleinunternehmer?
Die Begriffe beantworten unterschiedliche Fragen. „Selbstständig“ ist der Oberbegriff. Ein Freiberufler erzielt Einkünfte aus selbstständiger Arbeit nach § 18 EStG, etwa in wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder bestimmten katalogähnlichen Berufen. Ein Gewerbetreibender erfüllt dagegen die Voraussetzungen des § 15 EStG. „Freelancer“ beschreibt meist nur projektbezogenes Arbeiten und ist keine eigene Steuerkategorie. Ein Freelancer kann deshalb Freiberufler oder Gewerbetreibender sein.
| Begriff | Steuerliche Bedeutung | Einkommensteuer | Gewerbesteuer |
|---|---|---|---|
| Selbstständig | Oberbegriff für Tätigkeiten auf eigene Rechnung | Anlage S oder G | Abhängig von der Tätigkeit |
| Freiberufler | Selbstständige Arbeit nach § 18 EStG | Anlage S | Grundsätzlich keine Gewerbesteuer |
| Gewerbetreibend | Gewerbebetrieb nach § 15 EStG | Anlage G | Bei erfüllten Voraussetzungen |
| Kleinunternehmer | Umsatzsteuerstatus nach § 19 UStG | Anlage S oder G | Keine Auswirkung auf die Einordnung |
| Freelancer | Alltagssprache, keine eigene Steuerkategorie | Anlage S oder G | Abhängig von der tatsächlichen Tätigkeit |
Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung machen?
Ja, möglicherweise – aber nicht wegen des Kleinunternehmerstatus allein. Die Einkommensteuer richtet sich weiterhin nach Ihrem Gewinn, Ihren übrigen Einkünften und den Abgabetatbeständen. Gewerbliche Kleinunternehmer verwenden regelmäßig Anlage G, freiberufliche Kleinunternehmer Anlage S. Bei einer Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG kommt die Anlage EÜR hinzu.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die neu gefasste Kleinunternehmerregelung: Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 € nicht überschritten haben; im laufenden Kalenderjahr gilt eine Grenze von 100.000 €. Die Umsätze sind dann nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei. Sie weisen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus und haben keinen Vorsteuerabzug.
Wichtig für die Steuererklärung 2025: § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt inländische Kleinunternehmer grundsätzlich von den regelmäßigen Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG aus. Eine pauschale Aussage, jeder Kleinunternehmer müsse weiterhin jährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben, ist daher veraltet. Ausnahmen bleiben möglich, etwa bei einer Aufforderung des Finanzamts oder besonderen Umsätzen nach § 18 Abs. 4a UStG. Bei Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Vorgängen oder einem Wechsel der Besteuerung sollte der Fall einzeln geprüft werden.
Rechnung oder Kassenbon hochladen – Steuerscan liefert eine erste Einschätzung zur Absetzbarkeit und eine nachvollziehbare Begründung.
Welche Formulare brauchen Selbstständige?
Die Einkommensteuererklärung führt betriebliche und private Besteuerungsmerkmale zusammen. Die eigentliche Gewinnermittlung erfolgt davon getrennt. Wer nicht buchführungspflichtig ist, keine Abschlüsse erstellt und seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, stellt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben in der Anlage EÜR gegenüber. Das Ergebnis wird anschließend in die passende Einkunftsanlage übertragen.
| Situation | Regelmäßig relevante Erklärung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Freiberufliche Tätigkeit | Einkommensteuer, regelmäßig EÜR, Anlage S | §§ 4, 18, 25 EStG |
| Gewerbliche Tätigkeit | Einkommensteuer, regelmäßig EÜR, Anlage G | §§ 4, 15, 25 EStG |
| Gewerbeertrag über 24.500 € | Zusätzlich regelmäßig Gewerbesteuererklärung | § 11 GewStG, § 25 GewStDV |
| Regelbesteuerung | Grundsätzlich Umsatzsteuer-Jahreserklärung | § 18 UStG |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Regelmäßige USt-Erklärungen grundsätzlich nicht; Sonderfälle prüfen | §§ 18, 19 UStG |
Der Gewerbesteuer-Freibetrag von 24.500 € für natürliche Personen und Personengesellschaften bezieht sich auf den Gewerbeertrag, nicht auf Umsatz. § 25 GewStDV verlangt eine Gewerbesteuererklärung insbesondere, wenn der Gewerbeertrag diese Grenze übersteigt oder das Finanzamt sie verlangt. Freiberufliche Einkünfte nach § 18 EStG unterliegen grundsätzlich nicht der Gewerbesteuer. Bei gemischten Tätigkeiten muss die Abgrenzung sauber dokumentiert werden.
Was können Selbstständige als Betriebsausgaben absetzen?
Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Typische Beispiele sind beruflich genutzte Software, Büromaterial, Fachliteratur, betriebliche Versicherungen, Kontoführungsgebühren, Beratung, Fortbildungen, Reisekosten und die betriebliche Nutzung von Telefon, Internet oder Fahrzeugen. Entscheidend ist nicht, ob eine Ausgabe nützlich erscheint, sondern ob ein nachvollziehbarer wirtschaftlicher Zusammenhang mit der konkreten Tätigkeit besteht.
Bei gemischter privater und betrieblicher Nutzung darf grundsätzlich nur der betriebliche Anteil berücksichtigt werden. Größere Anschaffungen sind außerdem nicht immer sofort vollständig abziehbar: Je nach Wirtschaftsgut können Aktivierung und Abschreibung erforderlich sein. Umsatzsteuerlich ist zusätzlich zu unterscheiden: Regelbesteuerte Unternehmer erfassen abzugsfähige Vorsteuer getrennt; Kleinunternehmer haben grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug und betrachten ihre Ausgaben daher regelmäßig brutto.
Betriebsausgaben sind von Werbungskosten abzugrenzen. Werbungskosten betreffen unter anderem Arbeitnehmer und gehören regelmäßig in Anlage N; selbstständige Aufwendungen mindern dagegen den betrieblichen Gewinn in der EÜR oder Buchführung. Wer gleichzeitig angestellt und selbstständig ist, muss Belege deshalb der richtigen Einkunftsart zuordnen. Dieselbe Ausgabe darf nicht doppelt angesetzt werden.
Steuererklärung als Selbstständiger selber machen: 7 Schritte
- 1
Tätigkeit einordnen
Klären Sie zuerst, ob die Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist. Die eigene Berufsbezeichnung entscheidet nicht allein; maßgeblich sind die tatsächlichen Leistungen.
- 2
ELSTER-Zugang rechtzeitig einrichten
Selbstständige Einkünfte führen grundsätzlich zur elektronischen Übermittlung. Registrierung und Aktivierung sollten nicht bis zum letzten Tag warten.
- 3
Einnahmen und Ausgaben abstimmen
Vergleichen Sie Ausgangsrechnungen, Zahlungseingänge, Geschäftskonto, Zahlungsdienstleister und Barbewegungen. Ordnen Sie jede Ausgabe ihrem betrieblichen Anlass zu.
- 4
Gewinn ermitteln
Erstellen Sie die EÜR, wenn Sie Ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln dürfen. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen benötigen eine korrekte Behandlung.
- 5
Anlage S oder G ausfüllen
Übertragen Sie den ermittelten Gewinn bei freiberuflicher Tätigkeit in Anlage S, bei einem Gewerbebetrieb in Anlage G.
- 6
Umsatz- und Gewerbesteuer separat prüfen
Kleinunternehmerregelung, Sonderfälle, Regelbesteuerung und der Gewerbeertrag bestimmen, ob zusätzliche Erklärungen benötigt werden.
- 7
Prüfen und elektronisch senden
Ergänzen Sie Versicherungen, Vorauszahlungen, Sonderausgaben und weitere Einkünfte. Speichern Sie anschließend Übermittlungsprotokoll und Berechnung.
Welche Unterlagen sollten Sie vorbereiten?
Gute Vorbereitung beginnt nicht im Juli, sondern während des Jahres. Sammeln Sie Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge, Zahlungsdienstleister-Abrechnungen und Aufzeichnungen über Bareinnahmen. Auf der Ausgabenseite benötigen Sie Rechnungen und Belege für Arbeitsmittel, Software, Telefon, Fachliteratur, Reisen, Fahrzeug, Versicherungen, Beratung und gegebenenfalls ein häusliches Arbeitszimmer. Anlagegüter gehören zusätzlich in ein Anlagenverzeichnis.
Betrieb
Einnahmen, offene Forderungen, Betriebsausgaben, Anlagevermögen, Darlehen und betriebliche Versicherungen
Umsatzsteuer
Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Vorsteuer, steuerfreie Umsätze, Reverse Charge und EU-Sachverhalte
Persönlich
Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Spenden, weitere Einkünfte und außergewöhnliche Belastungen
Finanzamt
Steuernummer, Vorauszahlungen, Vorjahresbescheid, Verlustvortrag und individuelle Aufforderungen
Belege werden grundsätzlich aufbewahrt und nur auf Anforderung eingereicht. Eine geordnete digitale Ablage erleichtert Rückfragen. Für Aufbewahrungsfristen und Unveränderbarkeit gelten eigene Vorschriften; sie sollten nicht mit der bloßen Abgabefrist der Steuererklärung verwechselt werden.
Frist der Steuererklärung für Selbstständige 2026
Reguläre Frist für das Steuerjahr 2025 nach § 149 Abs. 2 AO.
Der letzte Februartag 2027 fällt auf einen Sonntag; die Frist verschiebt sich auf Montag.
Das Finanzamt darf in bestimmten Fällen eine frühere Abgabe anordnen. Steht in Ihrem Schreiben ein konkretes Datum, ist nicht automatisch die allgemeine Frist maßgeblich. Eine beantragte Fristverlängerung gilt ebenfalls nicht schon deshalb als bewilligt, weil sie beantragt wurde.
Bei verspäteter Abgabe kann nach § 152 AO ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden. Für Jahreserklärungen beträgt er grundsätzlich 0,25 % der maßgeblichen festgesetzten Steuer je angefangenem Verspätungsmonat, mindestens 25 € pro angefangenem Monat. Daneben kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Eine Schätzung beendet die Pflicht zur Abgabe nicht.
8 häufige Fehler bei der Steuererklärung
Drei Beispiele: Welche Erklärungen passen?
Häufige Fragen zur Steuererklärung für Selbstständige
Das hängt von der Tätigkeit ab. Einzelunternehmer reichen bei bestehender Abgabepflicht eine Einkommensteuererklärung ein und ermitteln den Gewinn häufig mit der Anlage EÜR. Freiberufliche Einkünfte gehören in die Anlage S, gewerbliche Einkünfte in die Anlage G. Umsatzsteuer- oder Gewerbesteuererklärungen kommen nur hinzu, wenn deren Voraussetzungen erfüllt sind.
Ja. Es gibt keine allgemeine Pflicht, einen Steuerberater zu beauftragen. Einfache Fälle können über ELSTER oder kompatible Steuersoftware selbst übermittelt werden. Bei ungeklärter Einordnung, Gesellschaften, Auslandsumsätzen, mehreren Betrieben oder einer Betriebsaufgabe ist individuelle Hilfe sinnvoll.
Die selbst erstellte Steuererklärung für das Steuerjahr 2025 ist grundsätzlich bis zum 31. Juli 2026 abzugeben. In beratenen Fällen endet die reguläre Frist wegen des Wochenendes am 1. März 2027. Eine individuelle Aufforderung des Finanzamts kann eine frühere Frist setzen (§ 149 AO).
Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer und befreit nicht automatisch von der Einkommensteuererklärung. Ob Sie Einkommensteuer erklären müssen, richtet sich insbesondere nach § 56 EStDV, § 46 EStG und einer möglichen Aufforderung des Finanzamts. Seit 2025 entfallen für inländische Kleinunternehmer die regelmäßigen Umsatzsteuer-Erklärungspflichten grundsätzlich, Sonderfälle bleiben möglich.
Ermitteln Sie zuerst den Gewinn, regelmäßig über die Anlage EÜR. Den Gewinn eines Gewerbebetriebs tragen Sie in die Anlage G ein. Prüfen Sie zusätzlich, ob eine Gewerbesteuererklärung und – bei Regelbesteuerung – eine Umsatzsteuererklärung erforderlich sind. Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich elektronisch.
Ja. Entscheidend ist, dass Sie Einnahmen und Ausgaben vollständig dokumentieren, die steuerliche Tätigkeit richtig als freiberuflich oder gewerblich einordnen und nur die tatsächlich benötigten Anlagen abgeben. Der Check auf dieser Seite erstellt dafür eine persönliche Orientierung.
Jahressteuererklärungen beziehen sich grundsätzlich auf ein Kalenderjahr. Ob im Einzelfall eine Einkommen-, Gewerbe- oder Umsatzsteuererklärung abzugeben ist, hängt jedoch von den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen ab. Die Kleinunternehmerregelung allein beantwortet diese Frage nicht.
Amtliche Quellen und Rechtsgrundlagen
Stand: 19. Juli 2026. Sämtliche Beträge, Fristen und Entscheidungspunkte des Rechners basieren auf den folgenden amtlichen Quellen. Die Konkurrenz- und Google-AI-Overview-Auswertung diente nur der Themenplanung, nicht als Rechtsquelle.
- § 25 EStG – Steuererklärung und elektronische Übermittlung ↗
- § 56 EStDV – Einkommensteuer-Erklärungspflicht ↗
- § 46 EStG – Pflichtveranlagung bei Arbeitslohn ↗
- § 4 EStG – Gewinnermittlung durch EÜR ↗
- § 18 EStG – freiberufliche Tätigkeit ↗
- § 15 EStG – Einkünfte aus Gewerbebetrieb ↗
- § 18 UStG – Umsatzsteuer-Erklärungen ↗
- § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung seit 2025 ↗
- BMF-Schreiben vom 18. März 2025 zur Neufassung des § 19 UStG ↗
- § 11 GewStG – Gewerbesteuer-Freibetrag ↗
- § 25 GewStDV – Gewerbesteuer-Erklärungspflicht ↗
- § 149 AO – Abgabefristen ↗
- § 152 AO – Verspätungszuschlag ↗
- Amtliche Fristenübersicht der Bayerischen Finanzverwaltung ↗
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