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Paperless-NGX Rechnungen automatisch auf Absetzbarkeit prüfen

Fertiger n8n Workflow: Paperless-NGX erkennt Rechnungen, sendet sie an Steuerscan und taggt absetzbare Belege vollautomatisch – ohne manuelle Durchsicht.

Zuletzt aktualisiert: 21. März 2026

docker-compose.yml auf GitHubSchritt-für-Schritt Anleitung
~20 Min.
Einrichtungszeit
5 Nodes
n8n Workflow
1 Credit
pro Rechnung
100 % lokal
Daten bei dir

Der komplette Workflow im Überblick

n8n Workflow mit 5 Nodes: Paperless Webhook, Dokument-ID extrahieren, Steuerscan analysieren, Absetzbar-Prüfung, Tag setzen

5 Nodes: Paperless Webhook → Dokument-ID extrahieren → Steuerscan API → Absetzbar? → Tag in Paperless setzen

Wie funktioniert die Integration? Paperless-NGX erkennt neue Rechnungen per Keyword-Matching und sendet sie per Webhook an n8n. n8n leitet das Dokument an die Steuerscan API weiter, die mithilfe von KI prüft, ob die Ausgabe nach deutschem Steuerrecht absetzbar ist. Absetzbare Rechnungen werden automatisch in Paperless mit einem grünen Tag markiert.

Was du brauchst

Paperless-NGX

Paperless-NGX ist eine Open-Source Dokumentenverwaltung, die du selbst hostest. Dokumente werden per OCR durchsuchbar gemacht und anhand von Regeln automatisch klassifiziert. Alle Daten bleiben auf deinem Server.

n8n

n8n ist ein Open-Source Workflow-Automatisierungstool mit über 400 Integrationen. Es verbindet Paperless-NGX per Webhook mit der Steuerscan API und reagiert automatisch auf neu eingescannte Rechnungen.

Steuerscan API Key

Pro analysierter Rechnung 1 Credit. 5 Credits gratis bei Registrierung – ohne Abo, Credits verfallen nie.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1

Stack starten

Klone das Repository und starte den Stack. Das docker-compose.yml enthält Paperless-NGX, Redis und n8n vorkonfiguriert.

git clone https://github.com/creil94/paperless-steuerscan.git
cd paperless-steuerscan
cp .env.example .env          # PAPERLESS_SECRET_KEY setzen
docker compose up -d

# Einmalig: Admin-User anlegen
docker compose exec webserver python manage.py createsuperuser

Paperless ist danach unter http://localhost:8010 erreichbar, n8n unter http://localhost:5678.

2

Dokumenttyp „Rechnungen" anlegen

Gehe zu Einstellungen → Dokumenttypen → Neu. Paperless erkennt Rechnungen anhand von Keywords im Dokumentinhalt und weist den Typ automatisch zu.

  • Name: Rechnungen
  • Zuweisungsalgorithmus: Irgendein Wort
  • Zuweisungsmuster: rechnung invoice rechnungsnr rechnungsdatum mwst umsatzsteuer (Leerzeichen als Trennzeichen)
  • Groß-/Kleinschreibung irrelevant: ✓

Dokumenttyp mit Keyword-Matching – Paperless ordnet Rechnungen automatisch zu.

Der Dokumenttyp „Rechnungen" ist angelegt und aktiv.

3

Tag „steuerlich absetzbar" erstellen

Gehe zu Einstellungen → Tags → Neu. Dieser Tag wird von n8n automatisch gesetzt, wenn Steuerscan die Rechnung als steuerlich absetzbar bewertet.

  • Name: steuerlich absetzbar
  • Farbe: #22c55e

Notiere die Tag-ID (sichtbar in der URL beim Bearbeiten) – du brauchst sie später für den n8n Workflow.

Der Tag erscheint in grün auf allen Dokumenten, die Steuerscan als absetzbar klassifiziert.

4

Paperless Workflow mit Webhook anlegen

Gehe zu Einstellungen → Workflows → Neu. Dieser Workflow sendet neue Rechnungen automatisch per Webhook an n8n – inklusive der PDF-Datei.

Trigger:

  • Trigger-Typ: Dokument hinzugefügt
  • Filter Dokumenttyp: Rechnungen

Aktion – Webhook:

  • Aktionstyp: Webhook
  • Webhook-URL: http://n8n:5678/webhook/paperless-invoice
  • Parameter für Webhook-Inhalt verwenden: ✓
  • Parameter: Key doc_url → Value {{ doc_url }}
  • Dokument einbeziehen: ✓ (sendet das PDF direkt mit)
  • Webhook-Payload als JSON senden: ✗ (deaktivieren)

Der Webhook sendet die PDF-Datei direkt mit – kein separater Download-Schritt in n8n nötig.

5

Paperless API Token kopieren

n8n braucht den Paperless API Token, um nach der Analyse den Tag zu setzen. Gehe auf dein Profilbild oben rechts → Mein Profil → Abschnitt API-Token.

Den Token kopieren und für Schritt 8 bereithalten.

6

n8n Workflow importieren

Öffne n8n unter http://localhost:5678, lege einen Account an und importiere den fertigen Workflow über Workflows → Import from File. Die Datei n8n-workflows/paperless-rechnungen.json liegt im Repository.

Der importierte Workflow zeigt alle 5 Nodes. Steuerscan-Node und Tag-Node müssen noch konfiguriert werden.

7

Steuerscan API Key eintragen

Öffne den Node „Steuerscan analysieren" und ersetze YOUR_STEUERSCAN_API_KEY im Header X-API-Key mit deinem API Key.

Deinen Steuerscan API Key erhältst du nach der Registrierung unter Dashboard → API-Schlüssel.

8

Paperless Token und Tag-ID im Tag-Node eintragen

Öffne den Node „Tag in Paperless setzen" und trage den API Token aus Schritt 5 sowie die Tag-ID aus Schritt 3 ein.

  • Authorization Header: Token <dein-paperless-api-token>
  • JSON Body: {"tags": [<tag-id>]}
9

Workflow aktivieren und testen

Aktiviere den Workflow über den Toggle oben rechts. Lade anschließend eine Rechnung in Paperless hoch – nach wenigen Sekunden erscheint der Tag „steuerlich absetzbar" automatisch.

Workflow aktiv. Neue Rechnungen werden ab jetzt automatisch analysiert.

Hochgeladene Rechnungen bekommen automatisch den Typ „Rechnungen" zugewiesen – und nach der Steuerscan-Analyse den Tag „steuerlich absetzbar".

Häufige Fragen

Funktioniert das auch mit einer bestehenden Paperless-NGX Installation?

Ja. Du musst lediglich n8n hinzufügen und in Paperless einen Workflow mit Webhook-Aktion anlegen. Die Anleitung oben gilt vollständig auch für bestehende Installationen.

Was kostet die Analyse pro Rechnung?

Jede Analyse verbraucht 1 Steuerscan-Credit. Credits können flexibel gekauft werden und verfallen nie. Bei Registrierung erhältst du 5 Credits gratis zum Testen.

Werden meine Rechnungen gespeichert?

Nein. Steuerscan verarbeitet Dokumente auf EU-Servern (Frankfurt) und löscht sie sofort nach der Analyse. Paperless-NGX läuft vollständig lokal auf deinem Server.

Wie erkennt Paperless automatisch Rechnungen?

Über konfigurierbares Keyword-Matching: Dokumente mit Begriffen wie „Rechnung", „MwSt" oder „Rechnungsnummer" werden automatisch dem Dokumenttyp „Rechnungen" zugeordnet – kein Machine Learning, kein manuelles Klassifizieren.

Kann ich den Workflow erweitern?

Ja, der n8n Workflow ist vollständig anpassbar. Du kannst weitere Aktionen hinzufügen – z.B. E-Mail-Benachrichtigungen, Notion-Einträge oder Slack-Nachrichten bei absetzbaren Rechnungen.

Weiterführende Artikel

dev.to

Wie ich die Vorbereitung für meine Steuererklärung automatisiert habe – Paperless-NGX, n8n & GenAI

Ausführlicher Artikel zur Entstehung dieses Workflows mit Hintergründen zur Architektur und technischen Entscheidungen.

Medium

Wie ich die Vorbereitung für meine Steuererklärung automatisiert habe – Paperless-NGX, n8n & GenAI

Der gleiche Artikel auf Medium — mit zusätzlicher Reichweite in der deutschsprachigen Tech-Community.

Hashnode

Wie ich die Vorbereitung für meine Steuererklärung automatisiert habe – Paperless-NGX, n8n & GenAI

Der Artikel auf Hashnode — mit dofollow-Links und Reichweite in der internationalen Developer-Community.

Weitere n8n Integrationen

E-Mail → Notion Integration

Rechnungen per E-Mail empfangen, mit Steuerscan analysieren und in Notion speichern.

Alle n8n Integrationen

Übersicht aller verfügbaren Workflows und Automatisierungen mit Steuerscan.

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