E-Mail-Rechnungen automatisch in Notion speichern
Fertiger n8n Workflow: Rechnungen aus Ihrem Postfach automatisch auf steuerliche Absetzbarkeit prüfen und in einer Notion-Datenbank organisieren.
Der komplette Workflow im Überblick
6 Nodes: IMAP-Postfach lesen → Anhänge filtern (parallel) → Steuerscan API → In Notion speichern
So funktioniert der Workflow
E-Mails lesen
IMAP-Postfach nach Rechnungen durchsuchen
Anhänge filtern
PDF, JPG, PNG parallel prüfen
KI-Analyse
Steuerscan prüft Absetzbarkeit
In Notion
Ergebnis in Datenbank speichern
Das Ergebnis: Ihre Rechnungen in Notion
Alle Rechnungen automatisch kategorisiert mit Absetzbarkeit, Kategorie und Begründung
Diese Daten landen automatisch in Notion
Aus der E-Mail
- Versender
Absender der E-Mail
- E-Mail-Datum
Zeitpunkt des Eingangs
- Message-ID
Zur Deduplizierung
Von Steuerscan
- Absetzbar / Nicht absetzbar
Klare Ja/Nein-Einschätzung
- Kategorie
z.B. Arbeitsmittel, Sonstige Ausgaben
- Begründung
Ausführliche Erklärung der Einschätzung
Einrichtung in 4 Schritten
Notion-Datenbank anlegen
Erstellen Sie eine Notion-Datenbank mit folgenden Spalten:
| Spalte | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| Versender | Title | E-Mail-Absender |
| E-Mail-Datum | Date | Eingangsdatum |
| absetzbar | Select | "absetzbar" / "nicht absetzbar" |
| Kategorie | Rich Text | Steuerliche Kategorie |
| Begründung | Rich Text | Erklärung der Einschätzung |
| Analysedatum | Date | Zeitpunkt der Analyse |
| message-id | Rich Text | Zur Deduplizierung |
Steuerscan API-Schlüssel erstellen
Registrieren Sie sich bei Steuerscan (5 Credits gratis) und erstellen Sie unter Dashboard → API-Schlüssel einen neuen Schlüssel. Kopieren Sie den Schlüssel — er wird nur einmal angezeigt.
n8n Workflow importieren und konfigurieren
Öffnen Sie den fertigen Workflow auf GitHub und importieren Sie ihn in n8n. Der Workflow besteht aus 6 Nodes:
Read Emails from INBOX (IMAP)
Liest E-Mails mit Rechnungs-bezogenen Betreffzeilen. Konfigurieren Sie Ihren IMAP-Zugang und passen Sie den Filter an:
Betreff-Filter: "rechnung", "bestellung", "invoice", "order" Anhänge: automatisch herunterladen Zeitraum: dynamisch (letzte 50 Tage)
Check Attachment 0 & 1 (IF-Nodes)
Zwei parallele IF-Nodes prüfen die ersten beiden Anhänge jeder E-Mail auf unterstützte Dateiformate (PDF, JPG, PNG, HEIC, HEIF). So werden auch Bild-Rechnungen und E-Mails mit mehreren Anhängen verarbeitet.
Steuerscan Attachment 0 & 1 (HTTP Request)
Sendet jeden passenden Anhang an die Steuerscan API. Nutzt eine Header Auth Credential für den API-Schlüssel:
Save in Notion
Speichert das Ergebnis in Ihrer Notion-Datenbank. Mapping der Felder:
Versender ← E-Mail Absender E-Mail-Datum ← E-Mail Datum absetzbar ← "absetzbar" / "nicht absetzbar" Kategorie ← results.kategorie Begründung ← results.grund Analysedatum ← aktueller Zeitpunkt message-id ← E-Mail Message-ID
Workflow testen und aktivieren
Testen Sie den Workflow einmal manuell. Prüfen Sie, ob die Daten korrekt in Notion ankommen. Wenn alles funktioniert, aktivieren Sie den Workflow für die automatische Verarbeitung.
Vorteile dieser Automatisierung
Zeitersparnis
Kein manuelles Sortieren und Prüfen von Rechnungs-E-Mails mehr. Der Workflow erledigt alles automatisch im Hintergrund.
Alles an einem Ort
Alle Rechnungen zentral in einer Notion-Datenbank. Filtern, sortieren und durchsuchen Sie Ihre Belege nach Absetzbarkeit, Kategorie oder Betrag.
DSGVO-konform
Alle Daten werden auf EU-Servern in Frankfurt verarbeitet. Keine Speicherung, kein KI-Training mit Ihren Daten.
Ideal für Freiberufler und Selbstständige
Steuererklärung vorbereiten
Alle Rechnungen eines Jahres automatisch nach Absetzbarkeit kategorisieren. Zur Steuererklärung einfach die Notion-Datenbank filtern und dem Steuerberater übergeben. Oder einzelne Belege direkt analysieren.
Laufende Ausgabenübersicht
Behalten Sie das ganze Jahr über den Überblick, welche Ausgaben absetzbar sind. Notion-Views nach Monat, Kategorie oder Betrag erstellen.
Buchhaltung vorstrukturieren
Die automatische Kategorisierung hilft beim Vorsortieren für die Buchhaltung. Arbeitsmittel, Fortbildung, Bewirtung — alles direkt erkennbar.
Mit dem Team teilen
Die Notion-Datenbank lässt sich einfach mit dem Steuerberater, Buchhalter oder Team teilen. Alle sehen den aktuellen Stand in Echtzeit.
Häufige Fragen zum E-Mail-Notion-Workflow
Welche E-Mail-Anbieter werden unterstützt?
Jeder E-Mail-Anbieter mit IMAP-Zugang: Gmail, Outlook, Yahoo, GMX, Web.de, Posteo und alle weiteren IMAP-kompatiblen Dienste.
Was kostet der Workflow pro Rechnung?
Jede Analyse verbraucht 1 Steuerscan-Credit. Credits können flexibel gekauft werden und verfallen nie. Bei Registrierung erhalten Sie 5 Credits gratis zum Testen.
Werden meine E-Mails und Rechnungen gespeichert?
Nein. Steuerscan verarbeitet die Dokumente auf EU-Servern (Frankfurt) und löscht sie sofort nach der Analyse. Keine Daten werden gespeichert oder zum KI-Training verwendet. Mehr dazu in unserer Datenschutzerklärung.
Kann ich den Workflow an meine Bedürfnisse anpassen?
Ja! Der n8n Workflow ist vollständig anpassbar. Sie können die E-Mail-Filter anpassen, weitere Nodes hinzufügen (z.B. Slack-Benachrichtigungen) oder die Notion-Datenbank um eigene Felder erweitern.
Funktioniert das auch mit n8n Self-Hosted?
Ja, der Workflow funktioniert sowohl mit n8n Cloud als auch mit selbst gehosteten n8n-Instanzen. Solange Ihre Instanz HTTPS-Requests senden kann, funktioniert die Integration.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Der Workflow unterstützt PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC und HEIF. Anhänge werden automatisch auf unterstützte Formate geprüft. Maximale Dateigröße: 10 MB.
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